Управљање људским ресурсима у организацији или предузећу – вођење евиденције о особљу и току рада

Садржај чланка

• Шта је управа људских ресурса
• Циљеви и задаци
• Правни пропис
• Правни оквир предузећа
• Управљање документима о људским ресурсима у организацији
• Особље у облику Т-3
• Распоред рада
• Уговор о раду
• Налози за особље
• Опис послова
• Како организовати канцеларијски посао у служби за особље
• Кадровирање људских ресурса
• Привлачење стручњака за ХР оутсоурцинг
• Рачуноводство особља од почетка, корак по корак
• ХР захтјеви
• Права и обавезе службеника за особље
• Управа за кадрове
• Претрага и регистрација особља
• Фазе запошљавања
• Личне карте и формирање личног досијеа запосленог
• ХР Магазини
• Вођење радних књига
• Систематизација и чување докумената
• Електронска евиденција особља

Општа дефиниција каже да је управљање људским ресурсима процес обраде папирологије за особље. Ова тема је релевантна и за индивидуалне предузетнике и за правна лица. Папирологија има строге законодавне стандарде, а описана правила треба да узму у обзир сви руководиоци и одељења за људске ресурсе предузећа. Уз помоћ администрације за људске ресурсе, биће могуће оптимизирати процес управљања особљем, организовати рад сваког тима и поједноставити извештавање.

Шта је управа људских ресурса

Основе управљања људским ресурсима укључују читав процес састављања радова, њиховог комплетирања, извештавања о особљу које ради у компанији. Свако објављено има правну снагу, укључујући и оне које се формирају на основу пријаве запосленог. Производња особља се често бави производњом особља, чија је таква функција рад:

• платне листе;
• пријава празника, боловања;
• припрема сертификата.

Циљеви и задаци

Циљеви и циљеви овог одељења за особље су:

Правни пропис

Рад особља је регулисан бројним регулаторним законима, наредбама и скупом правила на регионалном или државном нивоу. Непоштивање захтева из регулаторног оквира представља кршење. Главни регулаторни акти за производњу особља:

• државна уредба о радним књигама (2003);
• правила управљања канцеларијом и управљање документима од 2009. године;
• савезни приручник за папире за запослене;
• општи услови одобрени наредбом министарстава.

Правни оквир предузећа

У сваком се предузећу користи низ документације која регулише рад целог особља. Кретање докумената и њихова припрема врши се према упутствима, горе прописаним регулаторним оквиром. Правни оквир предузећа је подељен у пет кључних категорија регулисаних унутрашњим налозима предузећа:

• чартер компаније;
• распоред рада;
• стандарди за заштиту личних података;
• заштита рада (регулисана савезном архивском уредбом);
• распоред рада особља (и кадровска документација).

Управљање документима о људским ресурсима у организацији

Обједињени системи рачуноводства хартија од вредности у предузећима су подељени у три главне категорије, међу којима су интерна правила, особље и прописи о накнадама. У прву категорију спада промет хартија од вредности на распореду одмора, попуњавање докумената о распореду рада. Други одломак је глобалнији и садржи одредбу о припреми рачуноводствених политика уговора и папира. Уредба о плати рада регулише сва питања у вези са исплатом плата, бонуса, боловања, одсуства и отпремнина након отказа..

Особље у облику Т-3

Кадрови у облику Т-3 представљају јединствену врсту папира која описује целу структуру особља у предузећу или компанији. Ступци садрже податке о пуном имену, положају запосленог, јединици на којој је наведен. Према нормативним и законодавним нормама, тамо је прописана службена плата специјалисте. Сваку промену у процесу регистрације требало би да пропише рачуноводствено одељење у овој табели за особље према обрасцу Т3. Упуте за попуњавање увек садрже препоруке за сваку колону. Документ укупно садржи 5 информативних тачака.

Распоред рада

Распоред рада је документ који одобрава дневну рутину стручњака. Радни ток се регулише распоредом руководиоца. Обухвата предмете о потреби вршења инспекције у складу са важећим законодавством, ручак и паузе, извештавање. У неким компанијама службеник захтева извештај сваке недеље или месеца (документ мора да буде потврђен потписима запосленог и пословног менаџера после верификације). План, распоред планирају се за будући радни период. Праћење времена запослених.

Уговор о раду

Уговор о раду је документ цивилног типа који се саставља између будућег запосленог и послодавца. Типични обрасци за ову врсту документа нису претпостављени, а уговор се испуњава у бесплатном обрасцу у којем се наводе квалификације (позиције) и период рада. Тамо је написан и потребан резултат. По правним стандардима, ова врста документа је врло слична уговорном документу, јер прописује крајњи резултат рада, а не његову структуру. За отпуштање запослених потребно их је извршити само пре истека уговора.

Налози за особље

Враћање радника на радно место, запошљавање специјалиста врши се према налогу особља. Ова врста документа прописује именовање особља за положај и друга кретања стручњака у одјељењима. У изради упутстава и наредби учествују запослени у одељењу за особље и старији запосленици. Локалне одлуке доносе менаџери / администратори предузећа. Налози имају јединствени облик, утврђује га регулаторни оквир. Рок трајања папира треба да буде у рачуноводству или одељењу особља до пет година или више (у зависности од врсте налога).

Опис послова

Опис послова – ово је документ који прописује одговорност странака (запосленог и послодавца), а садржи и информације о упутствима и дужностима одређеног стручњака на положају који он обавља. Потврђују се печатом организације и потписом одговорног лица. Овај документ захтева три копије. Један остаје у одељењу за особље, други код извршиоца, а трећи код руководиоца или администратора одређеног одељења. Сврха ове наредбе је оптимизација процеса управљања особљем у предузећу.

Како организовати канцеларијски посао у служби за особље

Исправно вођење евиденције о кадровима подразумева висок ниво одговорности. Запослени у одељењу за особље морају да се увере да датуми потписивања одговарају стварним. Одржавање књига о раду и других кадровских докумената можете поверити компанијама које продају оутсоурцинг. Одговорности службеника за кадрове:

• креирати распоред рада, рачуноводствену документацију која се односи на одмор;
• саставља документа за заштиту на раду (потребна за државне органе);
• припрема и пише налоге;
• платни списак и контрола плаћања премија.

Кадровирање људских ресурса

Служба за особље се обавља када све рачуноводство и сва одобрења врши само ангажовано особље из одељења за људске ресурсе. Овај начин папирологије је релевантан за предузећа и компаније са 20-30 људи. Државни стандарди захтевају строго поштовање облика свих налога и других захтева, у противном правно лице може добити казну. У услужном сектору, где је до 30 људи регистровано код једног правног лица, исплативије је коришћење услуга оутсоурцинг компанија.

Привлачење стручњака за ХР оутсоурцинг

Привлачење специјалиста из оутсоурцинг компаније за људске ресурсе уштедеће новац и смањиће укупни број особља. Независни стручњаци обављају сву потребну количину рада на припреми налога, распореда. Они воде посебан часопис и регулишу рад сваког стручњака у компанији. Оутсоурцинг управљања кадровима обележава чињеница да правно лице нема сопствено одељење за особље и овај задатак поверује посебном тиму за умерену накнаду.

Рачуноводство особља од почетка, корак по корак

За вођење евиденције докумената одељења за особље потребни су канцеларијска опрема и канцеларија. Важно је имати јак сеф. Наредба треба да именује шефа система за управљање документима. Након тога формирају се интерни акти. За сваког запосленог у компанији потребно је имати посебну фасциклу у којој ће се чувати његова радна свеска. Кадровска документација захтева чување ове документације током целог периода положаја стручњака. Током активности одељења информације се уписују у књиге, састављају се наредбе.

ХР захтјеви

Управљање људским ресурсима је релативно сложен процес који захтева одређене теоријске, практичне вештине. Регулаторни оквир за ово радно место садржи списак услова под којима специјалиста може бити на тој функцији. Образовне институције не разликују засебан профил као управљање евиденцијама о особљу. Менаџери, администратори су погодни за активности у одељењу за особље. Дакле, послодавци су именовани људи са правним образовањем, ради заштите информација или за управљање документима.

Права и обавезе службеника за особље

Прва обавеза таквих службеника је да познају правни оквир, да се придржавају утврђених рачуноводствених правила. Горе су наведени чланци, савезни закони којих се треба придржавати приликом вођења евиденције о кадровима. Службеник особља има право да прима информације од запослених, прегледа личне фасцикле, види књигу рачуноводства (плату). Овлашћење специјалиста у овој области укључује потписивање потписа, рад са послодавцима на побољшању перформанси особља.

Управа за кадрове

Данас се управљање евиденцијама о особљу врши и у писаном и у дигиталном формату. Документацију потписују лично овлашћени радници. За одржавање документације користе се државни стандарди који обједињују све обрасце и обрасце. Потребно је узети у обзир норме ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. Важни папири се чувају у посебним мапама или металним сефовима. У зависности од обима и обима компаније, стручњаци се морају придржавати различитих захтева за учесталост извештавања.

Претрага и регистрација особља

У почетку, пре регистрације запослених, морате пронаћи специјализовано особље које би удовољило строгим критеријумима (они би требало да буду повезани са специфичностима посла). Да бисте то учинили, користите специјализоване бирое, агенције, странице за тражење посла, размену рада или приватне огласе у новинама, медијима, на веб локацијама. Након тога састављају се обавезна кадровска документа, врши се извршење, потписује уговор о раду или уговор.

Фазе запошљавања

Поступак регистрације људи на радно мјесто започиње уношењем података о тражитељу посла у посебан часопис. Таблица бележи информације о искуству, радном искуству, претходно заузетим позицијама. Након одобрења доноси се наредба о именовању особе на одређено радно место. Завршна фаза је формирање личне мапе, састављање послова у компанији, одељењу. У уговору су наведене информације о дужностима, о плати на пошти.

Личне карте и формирање личног досијеа запосленог

Врсте кадровских докумената укључују личну карту запосленог. Садржи све податке о брачном статусу, пуно име, фотографију је такође залепљено и датум рођења је регистрован. Све ово раде послодавци како би формирали пакет података о сваком члану особља компаније. Према закону, ови подаци се не могу проследити трећим лицима. Мапе, ормарићи или чак метални сефови се користе за вођење личних досијеа (у зависности од нивоа опреме у канцеларији компаније).

ХР Магазини

Производи на папиру штампани помажу у систематизацији извештавања, поједностављују ток рада. Документација у облику часописа са папиром обухвата следеће врсте:

• о контроли докумената, папира који се достављају предузећу или предузећу;
• о контроли времена, периода пословних путовања;
• да контролише било какве белешке, изјаве;
• евиденције радне снаге.

Вођење радних књига

Вођење евиденције о особљу обавезује специјалце да воде радну књижицу. Сва евиденција се води ако је лице у предузећу званично регистровано. Запослени добија отказ радног места након отпуштања. Ова документација бележи све промене у вези са положајем, наградама. Обука за управљање људским ресурсима од почетка укључује обавезне поене о тачности регистрације радних књига. Све грешке исправљају чланови особља. Уколико их пронађу, стручњаци могу бити оптужени за прекршај у администрацији.

Систематизација и чување докумената

Створене су посебне законодавне норме за ревизију и складиштење докумената. Важно је напоменути члан 17 Федералног закона о архивирању. У њему је прецизирана потреба руководства предузећа и предузећа да се старају о очувању архивске документације за одређени период. Рок складиштења је прописан законом и у складу је са државним стандардима. Да би се осигурала интегритет папирне документације, користе се метални ватростални сефови, ормарићи.

По потреби се подаци из докумената шаљу Државном одбору за статистику Руске Федерације. Аутоматизација, дигитализација циркулације папира један је од главних праваца у оптимизацији процеса управљања радом државе. Данас већина извештавања није у папирном облику. Ово не ослобађа дужности руководилаца предузећа, менаџера у одржавању архиве током једне, три, пет или више година..

Електронска евиденција особља

При коришћењу електронских евиденција особља важно је испунити услове за сигурност документа и смањити приступ архиви на основу закона о заштити личних података. Електронско вођење евиденције има неколико предности:

1. брз приступ документима;
2. заштита датотека лозинком;
3. нема потребе да купујете сефове да бисте сачували папир;
4. уштеда простора у пословној згради – на тврдом диску се може сместити 10 хиљада докумената или више;
5. уштеда времена – знак, било који документ можете пронаћи за 1-2 минута у архиви чврстог диска на рачунару.