Како створити радно место у канцеларији

Садржај препоруке

• Канцеларијско радно место
• Какав је то – модеран уред
• Канцеларијски намештај
• Канцеларијско радно место – осветљење
• Свеж и чист канцеларијски ваздух – вентилација
• Уредски украс
• Радно место у канцеларији са становишта савременог менаџмента
• Сортирање
• Рационално постављање (подешено по редоследу)
• Чишћење докумената (бришући)
• Стандардизација
• Одржавање

У овом чланку: Планирање модерне канцеларије избор канцеларијског намештаја; светлосни захтеви; свеж ваздух у канцеларији; уређење простора; савремено управљање – 5С систем.

Канцеларијско радно место

Колико времена проводимо на послу? Законом су утврђени радни дан од 8 сати, 40 сати (пет дана) и 48 сати (шест дана) радне недеље. У ствари, морате да останете на свом радном месту 9-10 сати – велике количине, хитни задаци, извештаји, сажеци, итд. Радно место излази на врх радним данима, код куће можете гледати само телевизију и спавати – ефикасност и продуктивност сваког запосленог у било којој компанији зависи од тога колико је исправна организација радног места..

Какав је то – модеран уред

Постоје две главне шеме за изградњу канцеларије: канцеларије и ходници између њих (класична шема), отворени канцеларијски простор (америчка шема). Класична канцеларија својеврсна је баштина прошлог века, подељена је у групе, бирое и одељења, врата канцеларија су опремљена натписима који показују ко се налази у соби иза њих. Класична канцеларија има једну заједничку ствар са канцеларијом америчке шеме – руководство компаније, по правилу, заузима највиши спрат зграде..

Амерички уред уреда одједном има неколико предности: значајне уштеде простора (без унутрашњих зидова); демократија (радна места су одвојена само танким преградама у потпуном одсуству унутрашњих врата); лакоћа уношења било каквих функционалних промена. Овај ће распоред увелике олакшати питања у комуникацији и линеарној координацији. Полу транспарентне плоче преграда, које деле отворену канцеларију на радне просторе, истовремено обављају два задатка: стварају илузију изолованог простора за запослене и помажу у дифузној светлости, практично не стварајући зоне сјена.

Већина канцеларија у Русији више воли мешовити распоред са елементима отворених и класичних канцеларија у складу са визијом вишег менаџмента – тачније је ако распоред израчунају стручњаци.

Канцеларијски намештај

Канцеларијско радно место незамисливо је без минималног сета намештаја – стола, ноћног ормарића, ормара за књиге и удобне столице. Главна ствар у избору канцеларијског намештаја биће његова ергономија: највећи могући комфор и минималан стрес на људско тело.

Узмимо, на пример, класичну канцеларијску столицу – на њој можете да седите без оштећења тела само 15 минута дневно. У исто време, удобна столица (наслони за руке, наслон за главу, подесива висина седишта и положај наслона) смањује стрес на мишиће и кичму, подржавајући тело у целој контактној зони.

Ергономски уредски стол не мора имати правилан геометријски облик – закривљене линије врха стола омогућују му ширу употребу, јер људске руке не могу покрити подручје веће од 40 цм, тј. мораћете да посегнете за жељеним документом и напрежете мишиће леђа. Па ипак – површина заиста доброг канцеларијског стола није мања од 1м².

Додатну погодност за рад створиће помоћни уређаји: сталци, фиоке и разне надградње. Али важно је не оптерећивати површину радне површине са њима, користити покретне ноћне ормариће и шаркиране полице. Прво канцеларијско правило – све би требало бити при руци, само га морате растегнути.

Рачунарска тастатура – незамјењив канцеларијски атрибут – мора бити постављена на столу што је даље могуће од ивице, јер Руке у суспендованом положају изложене су хроничним уганућима. Стога је куповина стола са извлачном полицом на тастатури крајње незгодна одлука која не доприноси ни практичности ни здрављу уредског радника..

Канцеларијски ормарићи – требали би бити постављени што је могуће ближе радном столу (штедећи време), али тако да не блокирају главни ходник. Димензије и структурни материјал намештаја од кабинета: отворене нишане, прозирне полице и зидови од каљеног стакла визуелно ће проширити простор, створити више комфора за канцеларијске раднике и посетиоце.

Канцеларијско радно место – осветљење

Рад у слабо осветљеној просторији је стресан за очи, што доводи до брзог умора очију. Због тога треба да третирате распоред лампи, врсту лампи у њима са мање пажње него питањима планирања и опремања. Потребно је постићи најидеалније осветљење које омогућава раднику било које видне оштрине да лако разликује знакове и симболе и на папиру и на рачунару.

На пример, не треба ускладити расвету са флуоресцентним лампама – таква светлост изазива умор због треперења (фреквенција 50 Хз), најбоље решење би биле халогене лампе. Свеобухватно осветљење израчунавају стручњаци, почетни подаци биће намена сваке собе, број радних места, присуство / одсуство природних извора светлости. Извори вештачке расвете, ако су правилно изграђени, створиће потребно психолошко расположење запослених и посетилаца.

Свеж и чист канцеларијски ваздух – вентилација

Потреба за свежим ваздухом у затвореним просторима једнако је хитна као и ефикасна контрола климе, посебно ако исти простор садржи радна места неколико запослених. Школски курс биологије: удисати ваздух богат кисеоником – издахните велику количину угљен диоксида. А што се више акумулира угљен диоксид, људи се још горе осећају – поспаност, главобоља, оштар пад радне способности.

У зависности од доба године, проблем се решава отвореним прозорима, али заједно са чистим ваздухом, спољним букама, мирисима и градском прашином продире у канцеларију. Сплитски системи су из непознатог разлога сматрали рјешење проблема, у стварности не рјешавају ништа – једноставно не могу то учинити. Унутрашњи фен за косу у сплитском систему савршено условљава и чисти ваздух од прашине, али не обезбеђује снабдевање кисеоником – спољна јединица цепа дизајнирана је за хлађење расхладног средства у систему, а не за извлачење спољног ваздуха. Поред тога, у соби ће увек бити једно или два радна места, надувана струјом зрака из дељеног сушила за косу – хронична прехлада је загарантована..

Оптимално решење је централни систем климатизације који врши чишћење, хлађење / грејање, влажење / одвлаживање испорученог ваздуха. Захваљујући томе, канцеларија ће имати оптималну микроклиму и константно снабдевање свежим, чистим ваздухом у било које доба године..

Уредски украс

По правилу, дизајн ентеријера канцеларије дизајниран је у такозваном „пословном“ стилу, који се такође може описати као безличан. Плакати, слике, репродукције и композиције витража помоћи ће да се боје унесу у атмосферу канцеларије. Уз њихову помоћ можете јасно дефинисати радна подручја – на пример, простор за пријем (рецепција) мора бити уређен у стилу слике компаније како би се створили сјајни позитивни утисци за посетиоце.

Нагомилавање на прозорским даскама неугодних биљака у саксији, тако карактеристичних за совјетске институције, у модерном уреду је апсолутно немогуће. Али не треба их у потпуности напустити, само треба пажљиво приступити избору биљних врста и њиховом положају. Палме су савршене за конференцијске сале и дворане, једно велико постројење за управу и неколико малих биљака за пријем. Декорација достојна било које канцеларије биће зимска башта у којој се можете опустити или одржати пословни састанак у опуштенијој атмосфери. Декорације канцеларија биљкама је боље поверити професионалном фитолошару..

Радно место у канцеларији са становишта савременог менаџмента

Заснован је на 5С систему, коју је јапанска корпорација Тоиота развила и успешно користила задњих 50 година..

Сортирање

Омогућиће вам да у потпуности решите проблем хаоса на радном месту створен различитим непотребним документима и предметима (опремом) који се годинама чувају „за сваки случај“. Потребно је заједничким напорима да се идентификују и преселе на одређено место (црвена зона) такви кандидати „за елиминацију“, обележавање црвеним налепницама. Ако након месец дана нема потребе за предметима из црвене зоне, они се морају продати, рециклирати или збринути.

Рационално постављање (подешено по редоследу)

За сваки документ у канцеларији морате додијелити одређено мјесто на којем се документ враћа након сваке одјаве. Тиме је време за проналажење потребних докумената и образаца сведено на минимум..

Чишћење докумената (бришући)

На крају радног дана сваки документ мора бити враћен на своје место. Није дозвољено затрпати радну површину гомилама мапа и докумената – требат ће им радно време које послодавац плаћа како би пронашао ону праву.

Стандардизација

У оквиру одређеног предузећа неопходно је развити стандарде за све радне процесе, као и вертикалне и хоризонталне комуникације између одељења компаније. Као резултат, велики број питања која се свакодневно појављују биће решена у најкраћем могућем року и без учешћа менаџерског тима..

Одржавање

Потребно је аутоматизацију примјене свих претходних правила међу канцеларијским запосленима. Они би требали постати навика, својеврсна норма понашања у овој канцеларији..

Да бисте препознали потребу за увођењем система 5С, довољно је извршити мали тест, упућујући запосленог да пронађе одређени документ (било који извештај, образац, уговор) и забележи време које је провео у претрагама. Ако је временски интервал дужи од минута – хитно су потребне драстичне промене у менаџменту.